6 Dicas para realizar Eventos Corporativos de sucesso.

Plano de contingência mapeado para todos os temas, Comunicação interna e externa, Criação do conteúdo e experiências, Planejamento prévio e supervisão, Eventos Corporativos

Eventos Corporativos são importantes ferramentas de marketing externo ou interno, networking com fornecedores e outros parceiros, ou de colaboração entre empresas. Por isto, é preciso seguir algumas dicas para que a sua realização seja impecável. 

Siga a leitura do conteúdo abaixo e saiba quais são as 6 dicas que ajudarão a garantir uma logística de sucesso nos eventos!

1. Planejamento prévio e supervisão

Elaboração do planejamento prévio contemplando o objetivo, público-alvo, data ideal, local apropriado, participantes, budget e um completo cronograma de ação com responsabilidades e prazos. Definir o responsável pela Supervisão do Cronograma.

2. Criação do conteúdo e experiências

A criação da agenda é a parte mais estratégica do evento, ela deverá gerar interesse, engajamento, passar a mensagem da marca, informar, causar alto impacto de forma que a experiência geral permaneça pós-evento como resíduo gerando os resultados idealizados quando da concepção do evento.

3. Realização da visita de inspeção ao local para aprovação de todos os serviços propostos

Eventos físicos: comece voando com a mesma empresa aérea e voo que transportará a maioria dos seus convidados, depois hospede-se no mesmo hotel e categoria de apartamento, visite os espaços para eventos externos, restaurantes, veja exemplos de atividades de team buildings, realize os passeios, use o transporte, veja acessibilidade, etc. Faça “ensaios” de tudo como será no dia do seu evento e, se necessário mude tudo o que precisar para melhorar a experiência, sempre atento a eventuais custos diferentes do orçado.

Eventos virtuais: visite o estúdio e ensaie todo o evento pelo menos duas vezes, as situações mais comuns envolvem queda da plataforma online ou falhas na transmissão de vídeo e áudio, temas que podem ser facilmente detectados com alguns testes simples feitos antecipadamente. Por isto, é importante testar todos os recursos que serão usados com a maior antecedência possível: isto dará tempo para fazer ajustes.

4. Comunicação interna e externa

É essencial fazer o alinhamento da comunicação interna com os executivos, palestrantes, mestres de cerimônia e com todos aqueles que irão falar ou escrever para o público, assim todos saberão os seus papéis nos diferentes momentos da agenda, evitando a repetição de temas, vídeos e, sobretudo, estarão sincronizados para passar a mensagem idealizada de forma coesa e estruturada.

A comunicação externa para os participantes é igualmente relevante e precisa abranger tanto os temas de logística quanto a parte estratégica, gerando motivação e engajamento prévio de todos.

5. Plano de contingência mapeado para todos os temas

Pela quantidade de fatores envolvidos nos Eventos Corporativos, os imprevistos são bem comuns. Sempre existe a possibilidade, por exemplo, de um palestrante de um importante congresso ou um artista que fará o show de encerramento ficar preso no trânsito e chegar atrasado ou do voo ser cancelado e eles nem chegarem!

No entanto, parte do planejamento estratégico de um evento inclui justamente mapear todos os possíveis imprevistos e elaborar um plano de ações preventivas antes mesmo que eles ocorram. Afinal de contas, o evento acontece uma só vez, portanto, é vital estar preparado. 

Com este mapeamento dos potenciais imprevistos em cada ponto do evento, fica mais fácil traçar um plano B de backup para cada um e garantir que tudo dará certo no dia. 

6. Conte com o apoio de quem tem experiência na área

Por fim, é importante ter em mente que organizar um Evento Corporativo não é tarefa fácil. Portanto, o apoio de quem tem experiência na área e sabe como lidar com as particularidades desse modelo de tarefa ajuda muito a escolha da agência certa especializada é um dos pilares de sucesso do evento.

A Incentivare tem mais de 20 anos de atuação no mercado de Eventos Corporativos no Brasil, tendo organizado mais de 11 mil eventos em 50 países diferentes. Somente nos últimos 4 anos impactou mais de 113 mil pessoas com a entrega de excelência dos seus projetos, transformando destinos! 

Toda essa expertise se traduz em vários prêmios e, mais importante, na satisfação dos seus clientes. Em pesquisa recente a média 96,3% das empresas que confiaram os seus projetos à Incentivare, aprovaram o seu trabalho.

Se nós ajudamos essas companhias a realizar Eventos Corporativos de sucesso, podemos ajudar a sua também. Entre em contato com o nosso time agora mesmo!

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